Privacy policy
1. Introduction
Welcome to Vivian White Oy (“we,” “our,” or “us”). Your privacy is important to us. This Privacy Policy explains how we collect, use, store, and protect your personal data when you engage with our services, including events, sales, marketing, and newsletters.
By using our website, subscribing to our newsletter, attending our events, or engaging with our services, you agree to the terms outlined in this Privacy Policy.
2. What Data We Collect
We may collect the following types of personal data:
Identification Data: Name, email address, phone number
Business Information: Job title, company name
Marketing Preferences: Opt-in choices for newsletters, events, and sales updates
Technical Data: IP address, browser type, interaction with our emails or website
Event Participation Data: RSVP details, event attendance, feedback
3. How We Use Your Data
We use your data for the following purposes:
Event Management: To process RSVPs, send event details, and manage participation
Marketing & Communication: To send newsletters, updates, promotional offers, and invitations
Sales & Customer Relations: To respond to inquiries, provide services, and follow up on potential collaborations
Website Analytics: To improve our content, understand visitor interactions, and enhance user experience
Legal Compliance: To comply with legal obligations and protect our rights
We do not sell or share your data with third parties for marketing purposes.
4. Legal Basis for Processing Data
We process your data under the following GDPR-compliant legal bases:
Consent: When you subscribe to newsletters, marketing updates, or RSVP to an event
Contractual Necessity: When we need to process your data to provide services you’ve requested
Legitimate Interest: When we use your data to improve our services, communicate with you, or maintain business relationships
Legal Obligation: When we are required to retain certain information for compliance purposes
5. How Long We Keep Your Data
We only retain your personal data for as long as necessary:
Event-related data is kept until one month after the event, unless you opt into further communications
Marketing and newsletter data is kept until you unsubscribe
Sales and customer data is kept as long as relevant for business interactions
You can request deletion of your data at any time.
6. Your Rights Under GDPR
Under the GDPR, you have the right to:
Access your personal data and know how it is used
Correct inaccurate or outdated information
Request deletion of your data (“right to be forgotten”)
Withdraw consent for marketing communications at any time
Restrict processing if you have concerns about how your data is handled
Request data portability to transfer your data to another service provider
Object to the processing of your data in certain cases
To exercise your rights, contact us at hello@vivianwhite.com.
7. How We Protect Your Data
We implement industry-standard security measures to protect your personal data from loss, unauthorised access, or misuse. Only authorised personnel have access to your information.
8. How to Unsubscribe or Manage Your Preferences
If you no longer wish to receive marketing emails or event invitations, you can unsubscribe using the link in any email we send or contact us at hello@vivianwhite.co.
9. Third-Party Services
Our website may contain links to third-party sites or services. We are not responsible for their privacy policies, so we recommend reviewing their terms before engaging with them.
10. Contact Us
If you have any questions or concerns about this Privacy Policy or your personal data, contact us at:
Email: hello@vivianwhite.com.
Tietosuojakäytäntö
1. Johdanto
Tervetuloa Vivian White Oy:n ("me," "meidän," tai "meille") tietosuojakäytäntöön. Yksityisyytesi on meille tärkeää. Tässä tietosuojakäytännössä selitetään, miten keräämme, käytämme, säilytämme ja suojaamme henkilötietojasi, kun käytät palveluitamme, mukaan lukien tapahtumat, myynti, markkinointi ja uutiskirjeet.
Käyttämällä verkkosivustoamme, tilaamalla uutiskirjeemme, osallistumalla tapahtumiimme tai käyttämällä palveluitamme hyväksyt tässä tietosuojakäytännössä kuvatut ehdot.
2. Mitä tietoja keräämme
Saatamme kerätä seuraavia henkilötietoja:
Tunnistetiedot: nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero
Yritystiedot: tehtävänimike, yrityksen nimi
Markkinointiasetukset: suostumusvalinnat uutiskirjeitä, tapahtumia ja myyntipäivityksiä varten
Tekniset tiedot: IP-osoite, selaintyyppi, vuorovaikutus sähköpostiemme tai verkkosivustomme kanssa
Tapahtumaan osallistumistiedot: ilmoittautumistiedot, tapahtumaan osallistuminen, palaute
3. Miten käytämme tietojasi
Käytämme tietojasi seuraaviin tarkoituksiin:
Tapahtumien hallinta: ilmoittautumisten käsittely, tapahtumien tietojen lähettäminen ja osallistumisen hallinta
Markkinointi ja viestintä: uutiskirjeiden, päivitysten, tarjousten ja kutsujen lähettäminen
Myynti ja asiakassuhteet: tiedusteluihin vastaaminen, palveluiden tarjoaminen ja mahdollisten yhteistyömahdollisuuksien seuranta
Verkkosivustoanalytiikka: sisällön parantaminen, kävijävuorovaikutuksen ymmärtäminen ja käyttäjäkokemuksen kehittäminen
Lakisääteinen vaatimustenmukaisuus: lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen ja oikeuksiemme suojaaminen
Emme myy tai jaa tietojasi kolmansille osapuolille markkinointitarkoituksiin.
4. Tietojenkäsittelyn oikeusperusta
Käsittelemme tietojasi seuraavilla GDPR:n mukaisilla oikeusperusteilla:
Suostumus: kun tilaat uutiskirjeen, markkinointipäivitykset tai ilmoittaudut tapahtumaan
Sopimuksen täyttäminen: kun meidän on käsiteltävä tietojasi pyytämiesi palveluiden tarjoamiseksi
Oikeutettu etu: kun käytämme tietojasi palveluidemme parantamiseen, sinuun yhteydenpitoon tai liikesuhteiden ylläpitämiseen
Lakisääteinen velvoite: kun meidän on säilytettävä tiettyjä tietoja vaatimustenmukaisuuden vuoksi
5. Kuinka kauan säilytämme tietojasi
Säilytämme henkilötietojasi vain niin kauan kuin on tarpeen:
Tapahtumaan liittyvät tiedot säilytetään yhden kuukauden ajan tapahtuman jälkeen, ellei sinulla ole voimassa olevaa viestintäsuostumusta
Markkinointi- ja uutiskirjetiedot säilytetään, kunnes peruutat tilauksen
Myynti- ja asiakastiedot säilytetään niin kauan kuin ne ovat liiketoiminnan kannalta merkityksellisiä
Voit pyytää tietojesi poistamista milloin tahansa.
6. Oikeutesi GDPR:n mukaan
GDPR:n nojalla sinulla on oikeus:
Saada pääsy henkilötietoihisi ja tietää, miten niitä käytetään
Korjata virheelliset tai vanhentuneet tiedot
Pyytää tietojesi poistamista ("oikeus tulla unohdetuksi")
Peruuttaa suostumus markkinointiviestintään milloin tahansa
Rajoittaa käsittelyä, jos sinulla on huolia tietojesi käsittelystä
Pyytää tietojen siirrettävyyttä tietojesi siirtämiseksi toiselle palveluntarjoajalle
Vastustaa tietojesi käsittelyä tietyissä tapauksissa
Käyttääksesi oikeuksiasi ota yhteyttä osoitteeseen hello@vivianwhite.co.
7. Miten suojaamme tietojasi
Toteutamme alan standardien mukaisia turvatoimia henkilötietojesi suojaamiseksi katoamiselta, luvattomalta käytöltä tai väärinkäytöltä. Vain valtuutetuilla henkilöillä on pääsy tietoihisi.
8. Tilauksen peruuttaminen tai asetusten hallinta
Jos et enää halua vastaanottaa markkinointisähköposteja tai tapahtumakutsuja, voit peruuttaa tilauksen minkä tahansa lähettämämme sähköpostin linkistä tai ottaa yhteyttä osoitteeseen hello@vivianwhite.com.
9. Kolmansien osapuolten palvelut
Verkkosivustomme saattaa sisältää linkkejä kolmansien osapuolten sivustoille tai palveluihin. Emme ole vastuussa heidän tietosuojakäytännöistään, joten suosittelemme tutustumaan heidän ehtoihinsa ennen palveluiden käyttöä.
10. Ota yhteyttä
Jos sinulla on kysyttävää tai huolia tästä tietosuojakäytännöstä tai henkilötiedoistasi, ota yhteyttä: Sähköposti: hello@vivianwhite.com